はじめに
領収書の一時保管や整理状況について頭を悩ます個人事業主や中小企業の方は多いのではないでしょうか。
今回はそうした方向けの領収書の整理の方法についてさっくり書いてみましたので、参考にしてください。
一定規模の会社では利用できないレベルのミニマムさではありますが、個人事業主にとっては気が楽になる処理方法として、少し参考にして頂けると幸いです。
領収書からの経費入力プロセス
クラウド会計ソフトに支払いに関する仕訳を入力する場合は、以下のように大別できる（請求書払いに伴う発生仕訳の対応は今回対象外なので気にしないでほしい）。
これを見る限り、現金払いの場合は自動連携がなされないため、なるべく事業用クレカで支払を実施した方が経理処理上スムーズになるだろう。
具体的な処理は以下の通りになる。
現金の場合
- 現金で支払いを実施する
- 現金の支払情報をクラウド会計に仕訳計上を行う
- 領収書を格納する
クレカの場合
- クレジットカードで支払いを実施する
- クレカの支払い情報がクラウド会計に反映される
- それを基に仕訳計上を行う
これらの処理を行うことは理解できるが、領収書をどうやって管理するのかが悩ましい。
具体的には、以下のような悩みを抱えることが多いだろう
- どれが仕訳入力済みか忘れてしまう
- クレカ支払いか現金支払いか間違えて入力した
- そもそも領収書が財布の中でグチャグチャになっている
こうした問題を防ぐための領収書整理方法について、以下のような処理を行うのはどうだろうか。
支払手段別の領収書整理方法
図解でわかる領収書の整理
上記のフォルダの数だけファイルボックスを置いて、処理が終わったら右のファイルに入れ替えていくという流れでOKです。一時的な保管にはコクヨのファイルボックス用いて、処理が終わったものについてはキングジムのファイルにしまうという形で対応をしていました。
最低でも帰宅したら領収書をファイルボックスにぶちこむを徹底するだけで、処理や整理がグンと楽になります！
それぞれの支払手段ごとの具体的な処理は以下の通りにするのがおすすめです。
クレカの場合
- レシートを取得する
- それらをクレカ用の領収書ファイルに格納する
現金の場合
- レシートを取得する
- 未入力の領収書ファイルに帰宅の都度ぶちこむ
- まとめて仕訳入力を行い、入力が完了したら入力済みのファイルに格納する
さいごに
領収書の整理について、最低限の楽な方法を提案しました。
少人数の事業会社ならこれで回る部分もありますが、少々規模の大きくなった会社で行うのはおすすめしません。その場合の管理手法については別途紹介していきたいと思いますので、感想で要望等出して頂けると幸いです。お待ちしております。
